Te ha tocado organizar la cesta de Navidad para empleados de tu empresa y no sabes por dónde empezar. Es normal: entre el presupuesto, el tipo de cesta, los plazos de entrega y la factura, son varias decisiones a la vez, y con la fecha límite de las fiestas cada vez más cerca.
Esta guía sigue el orden en el que tendrás que ir decidiendo si es la primera vez que gestionas la compra de cestas de Navidad para empresas: cuánto presupuesto fijar, qué tipo de cesta encaja con tu plantilla, cuándo pedirla y qué necesitas para que la factura y el pago no den ningún problema.
Lo primero: qué tienes que decidir antes de mirar catálogos
Antes de ponerte a comparar cestas de Navidad para empresas una por una, conviene tener claras cuatro cosas. Resolviéndolas en este orden, el resto de la decisión se simplifica bastante.
La primera es el presupuesto por empleado, porque de ahí sale directamente el tramo de precio en el que vas a buscar. La segunda es cuántas personas hay en plantilla, algo que parece obvio pero que en empresas con bajas, excedencias o incorporaciones recientes no siempre es un número tan redondo como crees. La tercera es si necesitas enviar a una sola dirección (la oficina) o a varias (empleados en remoto, distintas sedes), porque eso condiciona el tipo de proveedor que te sirve. Y la cuarta es la fecha en la que quieres que lleguen, que marca cuándo tienes que hacer el pedido.
Con estas cuatro respuestas ya puedes entrar en catálogo con criterio, en vez de ir mirando cestas sueltas que luego no encajan con lo que necesita tu empresa.
Cuánto presupuesto fijar por empleado
No hay una cifra única aplicable a todas las empresas: depende de tu sector, del tamaño de la plantilla y de si la cesta se suma a otros beneficios sociales o es el único detalle del año. Aun así, el propio catálogo está organizado en tramos de precio, y te pueden servir de referencia para decidir el tuyo: menos de 20€, de 20 a 30€, de 30 a 40€, de 40 a 80€, de 80 a 150€ y más de 150€.
Los dos tramos más bajos, menos de 20€ y de 20 a 30€, agrupan lotes de Navidad sencillos, pensados para plantillas grandes donde el gesto importa más que el contenido exacto: suelen llevar turrón, algún dulce y poco más. Entre 30€ y 80€ es donde se mueve la mayoría de empresas, con cestas que ya incluyen jamón o embutido, alguna botella de vino o cava y una selección más variada. A partir de 80€, y sobre todo por encima de 150€, hablamos de cestas pensadas para reconocer a perfiles concretos (dirección, personas con muchos años en la empresa) más que para repartir a toda la plantilla por igual.
Ten en cuenta también el efecto del volumen: cuantas más unidades compres, menor es el precio por unidad. Si tu plantilla es grande, un tramo superior puede quedarte más asequible de lo que esperabas, así que merece la pena consultarlo antes de descartarlo por precio.
Eso sí, haz siempre la cuenta del gasto total antes de cerrar el tramo: 40 euros por cesta son 6.000 euros para una plantilla de 150 personas, así que conviene tenerlo claro desde el principio para elegir con margen y no solo mirando el precio de una unidad suelta.
Qué tipo de cesta de Navidad para empresas encaja con tu plantilla
Una vez tienes el tramo de precio, toca decidir el contenido. Aquí no hay una opción «correcta»: depende del perfil de las personas que la van a recibir.
Cesta variada o lote con jamón
Si tu plantilla es grande y no conoces los gustos de cada persona, una cesta de Navidad variada y equilibrada (dulces, conservas, alguna botella) es la apuesta más segura. Si el presupuesto lo permite y quieres que el regalo se note más, un lote con jamón o paleta suele ser el que mejor recibimiento tiene, aunque encarece bastante el precio por unidad.
Con o sin alcohol
Merece la pena valorar si toda tu plantilla consume alcohol. Cada vez es más habitual tener cestas sin alcohol disponibles, ya sea porque hay empleados que no consumen por motivos personales, religiosos o de salud, o simplemente porque prefieren que ese hueco lo ocupe otro producto. No hace falta cambiar todo el pedido: muchas empresas piden una tanda estándar y otra sin alcohol para quien la solicite.
Tamaño y presentación
Una caja de cartón resulta más práctica para reparto en oficina y para el transporte si hay envío a domicilio. Una cesta de mimbre o un baúl aportan más presencia, pero también más volumen a la hora de moverlos, algo a tener en cuenta si vas a hacer una entrega física en un único día.
Cuántas cestas necesitas pedir
Suena sencillo, pero calcular la cantidad exacta de cestas de Navidad para empleados tiene más matices de los que parece: bajas de larga duración, excedencias, contratos que terminan antes de diciembre o incorporaciones de última hora pueden mover el número final. Antes de cerrar el pedido, contrasta la lista con RR. HH. y decide qué haces con los casos dudosos (¿entra un becario en prácticas? ¿y alguien que se incorpora en enero?) para no quedarte corto ni pedir de más.
Si tienes varias sedes o parte de la plantilla en remoto, súmale el reparto por ubicación a esta cuenta: no es lo mismo enviar 200 cestas a una sola dirección que repartirlas entre ocho oficinas distintas, y eso también afecta al plazo que necesitas para tenerlo todo listo.
Cuándo pedir la cesta para que llegue a tiempo
Aquí es donde más empresas se equivocan: esperar a diciembre para hacer el pedido pensando que «todavía queda tiempo». El problema no es que se agote el modelo que querías, aunque también pasa, sino que la logística de entrega se satura según se acerca la Navidad, porque la mayoría de empresas piden en las mismas semanas. Cuanto más tarde entres en esa cola, más riesgo corres de que tu pedido llegue más tarde de lo que necesitas.
La buena noticia es que pedir pronto no significa recibirlo pronto. Muchas tiendas, la nuestra incluida, te dejan elegir la fecha exacta de entrega en el momento de la compra, así que puedes reservar el pedido en cuanto tengas claros el presupuesto y el tipo de cesta, y marcar la fecha que de verdad te interesa, sin tener 150 cajas ocupando un almacén durante semanas. Es la forma de reservar con tiempo sin perder el control sobre la fecha de llegada.
Factura, forma de pago y trato con el proveedor
Un pedido de empresa no es como comprar una cesta suelta para regalar a la familia: vas a necesitar factura a nombre de la empresa, y probablemente pagar por transferencia en vez de con tarjeta, según cómo tengáis organizada la gestión de pagos internamente. Antes de decidirte por un proveedor, confirma que puede emitir factura correctamente y que acepta la forma de pago que usa tu departamento de compras o administración.
Otro punto que conviene revisar es si el proveedor exige una compra mínima de unidades. Si tu empresa es pequeña o mediana, esto puede limitarte más de lo que parece a primera vista: hay tiendas pensadas solo para pedidos grandes que no te van a atender bien con 15 o 20 cestas. Busca uno que trabaje igual de bien con una pyme que con una plantilla de cientos de personas.
Envío a una dirección o a varias
Si toda tu plantilla trabaja en el mismo edificio, el reparto es sencillo: recibes el pedido completo y lo distribuyes tú mismo. Pero si tienes empleados en teletrabajo, delegaciones en varias ciudades o sucursales, necesitas que el proveedor pueda enviar cada cesta a su dirección correspondiente dentro de un mismo pedido, en vez de obligarte a hacer un pedido independiente por cada persona o sede. Es una de las cosas que más tiempo ahorra en la gestión, y conviene preguntarlo antes de cerrar el pedido, no después.
Si este es tu caso, te interesa profundizar en cómo organizar el envío a varias direcciones y en cómo cuadrar la facturación cuando hay distintas sucursales de por medio, que son las dos piezas que más se complican cuando la plantilla no está toda en el mismo sitio.
Una última cosa antes de pedir: ¿es la cesta obligatoria?
Si es la primera vez que gestionas esto, es fácil dar por hecho que la cesta de Navidad es un derecho automático de toda la plantilla, y no siempre es así: depende de si está recogida en convenio, de si se ha dado todos los años de forma consolidada, o de la situación concreta de cada empleado. Ya hemos escrito sobre si las cestas de Navidad son obligatorias para la empresa y sobre qué pasa con la cesta cuando un empleado está de baja; échales un vistazo antes de cerrar el listado final, para evitar tanto un agravio comparativo como un gasto que no correspondía.
Con el presupuesto decidido, el tipo de cesta elegido y los plazos controlados, lo que queda es lo más sencillo: hacer el pedido y dejar que el proveedor se encargue de que llegue a tiempo. Si quieres ver directamente las opciones disponibles por tramo de precio, nuestro catálogo de cestas y lotes de Navidad para empresas está pensado justamente para resolver esta compra sin complicaciones, sin pedido mínimo y con la fecha de entrega que tú elijas.
En lotesycestasdenavidad.es llevamos más de 15 años fabricando y distribuyendo lotes y cestas de Navidad para empresas y particulares en toda España. Nuestro catálogo reúne más de 150 referencias, desde lotes sencillos hasta cestas de gama alta con jamón, cava o vinos con denominación de origen, sin pedido mínimo y con envío a varias direcciones dentro de un mismo pedido.