Cuando una empresa tiene varias sucursales, oficinas o centros de trabajo, el reparto de las cestas de Navidad suele generar la misma duda en el departamento de administración: ¿hay que tramitar un pedido y una factura por cada sucursal, o se puede centralizar todo?
Te explicamos cómo funciona y cómo organizarlo para que administración no tenga que multiplicar el trabajo por cada centro.
Un pedido, una factura, aunque envíes a varias sucursales
Puedes hacer un único pedido y repartirlo entre todas las direcciones que necesites (cada sucursal, cada oficina, cada centro de trabajo), y recibir una sola factura para todo el conjunto. No hace falta tramitar un pedido independiente por cada sucursal ni gestionar varios cobros distintos: la parte de compra queda resuelta de una sola vez.
Esto simplifica especialmente los cierres de diciembre, cuando administración ya tiene bastante carga con el resto de gastos de fin de año. Un solo documento contable para todo el pedido de Navidad, en vez de uno por sucursal, ahorra tiempo tanto al pedirlo como al conciliarlo después.
¿Cómo organizar el reparto de costes entre sucursales?
Si tu empresa necesita imputar el coste a cada sucursal por separado (por ejemplo, si cada centro tiene su propio centro de coste), lo más práctico es apoyarte en el desglose que ya haces al repartir el pedido: como asignas cuántas unidades van a cada dirección, ese mismo desglose te sirve de base para repartir internamente el gasto proporcional de la factura entre sucursales, sin tener que pedir facturas separadas.
Apunta ese reparto (unidades por sucursal) en el momento de hacer el pedido, cuando todavía tienes todos los datos a mano: así evitas tener que reconstruirlo más adelante a partir de la factura final.
Un ejemplo de reparto de costes
Imagina un pedido de 60 lotes repartidos entre tres sucursales: 30 unidades para la sede central, 20 para una delegación y 10 para una oficina más pequeña. Al recibir la factura única del pedido completo, aplicas la misma proporción (50%, 33% y 17% del total) para imputar el gasto a cada centro de coste, exactamente igual que asignaste las unidades al repartir el pedido por direcciones. No necesitas ningún documento adicional para hacerlo: el propio desglose de unidades por dirección que ya hiciste al tramitar el pedido es la base del reparto interno.
Si tu empresa es en realidad un grupo con varias sociedades distintas (NIF diferentes, no solo centros de trabajo de la misma empresa), conviene aclarar esto antes de pedir presupuesto: una factura única funciona bien cuando todas las sucursales pertenecen a la misma razón social, pero si necesitas facturas a nombres fiscales distintos, es mejor plantearlo desde el principio en vez de descubrirlo al recibir la factura.
¿Qué tener listo antes de pedir presupuesto?
Para que el pedido salga bien a la primera, conviene llegar con estos datos organizados: el listado de sucursales con su dirección completa, cuántas unidades corresponden a cada una, y los datos fiscales de la empresa para la factura única. Si alguna sucursal tiene una persona de contacto distinta para recibir el envío, tenerlo también localizado agiliza la última parte del proceso.
Cuantas más sucursales tenga el pedido, más conviene cerrar antes esta información: repartir el pedido entre direcciones es sencillo una vez tienes el listado completo, pero reunir esos datos sucursal por sucursal es lo que más tiempo suele llevar en empresas con varios centros.
Por qué centralizar el pedido, aunque la plantilla esté repartida
Centralizar no significa perder el control sobre qué recibe cada sucursal: sigues decidiendo cantidades y, si lo necesitas, hasta el tipo de lote por ubicación. Lo que cambia es que administración gestiona un único proceso de principio a fin, con una sola persona de contacto y una sola factura, en vez de coordinar varios pedidos en paralelo con distintos plazos y confirmaciones. Antes de pedir presupuesto, puedes revisar con calma el catálogo completo por tramo de precio en cestas de Navidad para empresas y preparar ya el listado de sucursales y unidades.
En lotesycestasdenavidad.es llevamos más de 15 años gestionando pedidos de empresa con varias sucursales o direcciones de envío, y puedes montar tu pedido de lotes navideños con factura única, sin pedido mínimo y con más de 150 referencias entre las que repartir.