Antes de pedir presupuesto, la primera pregunta que tienes que resolver es cuántas unidades necesitas de verdad. Parece un cálculo simple, pero si se hace mal, acaba en pedidos de última hora.
Te contamos qué tener en cuenta para llegar a una cifra realista, sin quedarte corto ni pedir de más.
1. Parte de la plantilla real
El punto de partida es el número exacto de empleados en el momento de hacer el pedido, no la plantilla media del año o una cifra redondeada de memoria. Si tienes varios centros de trabajo, suma la plantilla de todos ellos, no solo la de la sede central: es habitual olvidar delegaciones pequeñas o equipos que trabajan fuera de oficina.
Si tu empresa tiene rotación alta o contrataciones estacionales en la recta final del año, comprueba la fecha de corte que vas a usar para el recuento. Pedir las cestas demasiado pronto puede dejar fuera a incorporaciones recientes; pedir demasiado tarde te deja sin margen para reaccionar si faltan unidades.
2. Añade un margen para imprevistos
Por muy ajustado que sea el recuento, conviene sumar un pequeño margen sobre la plantilla exacta. Las altas de última hora o un recuento hecho semanas antes del reparto son los motivos más habituales de quedarse corto.
Ese margen no tiene que ser grande: como orientación, un margen de entre el 3 y el 5 % suele bastar para cubrir estos casos sin que sobren unidades de forma significativa. Si además vas a repartir en un evento o en mano, cuenta también con algún imprevisto de última hora (una visita, un invitado) que pueda sumarse al reparto.
3. Decide si también vas a incluir a clientes o proveedores
El cálculo cambia si el pedido no es solo para empleados. Muchas empresas separan ambos grupos en dos pedidos distintos, con un lote más sencillo para la plantilla y uno de mayor cuidado para una lista corta de clientes o proveedores clave. Otras prefieren un único pedido con varias direcciones de envío, diferenciando cantidades y tramo según el destinatario.
Sea cual sea la opción, este es el momento de decidirlo, antes de pedir presupuesto: cambia tanto el número total de unidades como el tramo de precio que necesitas para cada grupo.
4. Decide si todos reciben el mismo lote
Algunas empresas reservan un lote algo mejor para ciertos departamentos o para los empleados con más antigüedad. El total de unidades no cambia, pero conviene contar desde el principio cuántas personas hay en cada grupo. Si calculas el total y decides después cómo repartirlo, es fácil que no cuadre lo presupuestado por tramo con lo que de verdad hay que repartir.
¿Cuántas cestas necesita una empresa de 80 empleados?
Imagina una empresa con 80 empleados repartidos en dos oficinas, más una lista de 12 clientes clave a los que también quiere felicitar la Navidad. El cálculo quedaría así: 80 empleados más un margen del 5 % (4 unidades) para altas de última hora: 84 cestas para la plantilla. A eso se suman 12 unidades, en un tramo de precio más alto, para los clientes. En total, 96 unidades repartidas en dos tramos distintos, en un mismo pedido aunque vayan a direcciones distintas, o en dos pedidos si prefieres gestionarlos por separado.
Este desglose por grupo (plantilla, clientes, proveedores) es más útil que una cifra única global, porque te permite pedir presupuesto ya diferenciado por tramo, en vez de recalcularlo después.
Cómo afecta el volumen al presupuesto por unidad
Una vez tienes la cifra final, el número de unidades también influye en el precio por lote: cuantas más unidades compres, menor es el coste por unidad. Esto hace que, para pedidos grandes, subir un tramo de precio para toda la plantilla salga más ajustado de lo que parece al mirar solo el precio de una unidad suelta.
Si tu empresa tiene varios centros de trabajo o reparte a domicilios distintos, no hace falta tramitar un pedido por cada ubicación: nuestro proceso de compra permite enviar el mismo pedido a varias direcciones, asignando las unidades que corresponda a cada una. Puedes ver el catálogo completo por tramo de precio en cestas de Navidad para empresas.
Llegar con la cifra exacta antes de pedir presupuesto evita tanto quedarte sin cestas para alguien como comprar de más un año tras otro sin darte cuenta.
Si tienes la cifra pero dudas con el reparto, en Lotes y Cestas de Navidad llevamos más de 15 años ayudando a empresas a ajustar su pedido. No hay pedido mínimo, así que puedes pedir exactamente las unidades que te salgan del cálculo, y en el catálogo de lotes y cestas de Navidad tienes más de 120 referencias para elegir el tramo que necesites.